Contabilidad Automática
Formatos electrónicos
Muchos programas contables cuentan con funcionalidad para exportar sus datos. Es decir, pueden exportar el listado de las pólizas, el listado de clientes, etc. De la misma manera, los sistemas también ofrecen facilidades para importar documentos a partir de archivos de texto u otros formatos, es decir, pueden importar el catálogo de cuentas, de clientes, de productos, etc.
La técnica consiste básicamente en:
Exportar la información de un programa en formato de texto.
Adaptarla para que coincida con el formato o layout del programa donde se va a importar. Por ejemplo: el orden, formato, contenido y significado de cada columna.
Importar la información en el nuevo programa.
Este proceso de adaptar la información, podría requerir de los servicios de un profesional. Si tenemos un poco de suerte, el programa anterior contará con una opción “Exportar datos en formato de su nuevo programa”, o también podría ser que el nuevo programa tenga una opción para “Importar datos desde su programa anterior”.
Estandarización
Recientemente, los comprobantes fiscales eran en papel y por si fuera poco, se diferenciaba entre una factura, un recibo de honorarios, un recibo de arrendamiento, un recibo de nómina, una nota de crédito, una carta porte, etc. Con la llegada de la facturación electrónica y ahora también de la contabilidad electrónica, se abre un abanico de posibilidades para el intercambio eficiente de información contable y financiera. El SAT nos ha hecho el favor, por así decirlo, de establecer un estandar eficiente y estricto (XML con XSD) para representar un comprobante fiscal digital, el CFDI o Comprobante Fiscal Digital por Internet.Ahora, ya no es necesario que los diferentes proveedores de aplicaciones se pongan de acuerdo para intercambiar este tipo de información.
Importación y Exportación de Datos
ABACISTA puede, con toda seguridad, leer un CFDI y determinar si éste es emitido por la empresa, o si la empresa es el receptor del CFDI comparando los RFCs del emisor y del receptor contenidos en el CFDI con el RFC de la empresa. También puede determinar las tasas y tipos de impuestos y retenciones, así como la descripción y precios de cada producto o servicio. Además, puede leer la información detallada del emisor y del receptor del comprobante.
El beneficio que aquí nos ocupa es la posibilidad de RECREAR el documento de acuerdo a la información que nuestro proveedor esta manifestando y de ésta manera, de acuerdo a la configuración de nuestro sistema integral, podemos realizar una CONTABILIDAD AUTOMÁTICA.
Como un beneficio adicional, ABACISTA es capaz de registrar un listado de clientes y de proveedores partiendo de la información contenida en los CFDIs.
Contabilización a partir del los CFDIs del SAT
Cada vez que nosotros mandamos timbrar un CFDI con nuestro PAC, este envía una copia del CFDI al SAT. De la misma manera, cada vez que uno de nuestros proveedores nos emite un CFDI, al timbrarlo, el SAT obtiene inmediatamente una copia de el CFDI de nuestro gasto.
Esto significa que el SAT, antes que nosotros mismos, tiene la colección completa de todos nuestros ingresos y gastos fiscales. La empresa, tradicionalmente, tiene procesos de recibo de facturas para programación de pago. En muchas ocasiones, estas facturas no se nos envían a tiempo. Esto genera potencialmente una discrepancia entre la información que el SAT ya tiene sobre nuestros ingresos y gastos y la información en el departamento de contabilidad de nuestra empresa. Aprovechando una vez mas la estandarización y la centralización de los CFDIs en el SAT, es posible descargar, tanto los CFDIs emitidos como recibidos directamente desde el portal del SAT. Haciendo uso de las herramientas de importación y contabilización del ABACISTA, podemos tener en nuestra empresa una contabilidad que en cierto sentido está sincronizada con la visión contable que el SAT tiene en tiempo real de nuestra empresa.
Conclusión
Definitivamente, la CONTABILIDAD AUTOMÁTICA no es perfecta, la última palabra la tiene el contador. Sin embargo, nos quedamos con los siguientes beneficios.
Ahorro de tiempo al importar y contabilizar los comprobantes en su módulo correspondiente.
Mayor precisión al momento de registrar los datos del comprobante.
Mayor detalle de la información, ahora es posible contabilizar cada detalle de la factura incluyendo los conceptos y descripciones completos.
Mas información esta disponible para incluir en la contabilidad, y cumplir con los lineamientos de la nueva contabilidad electrónica. Entre otra información, el UUID del comprobante y el RFC relacionado con la póliza.
En ABACISTA, desde el inicio hemos aprovechado la estandarización que el SAT hace mediante los CFDIs y la CONTABILIDAD ELECTRÓNICA para eficientar la entrada de la información al programa en beneficio de nuestros clientes. Actualmente, podemos importar y contabilizar automáticamente facturas, notas de crédito, cuentas por pagar, cheques y créditos sobre compra. Estamos trabajando para importar el nuevo formato de pólizas generadas del SAT para generar una contabilidad a partir de las pólizas generadas en otros sistemas. También será posible importar el catálogo de cuentas del SAT de una empresa a otra y los datos de la balanza de comprobación estandarizada por el SAT como saldos iniciales de la contabilidad en ABACISTA.